以下内容适用于 2022-06 至 2025-06 期间在美国办理海牙认证的常见场景，已涵盖州级、公联邦文件、时间与费用最新变动。

一、确认文件归属与目的国

1. 目的国必须是《1961 年海牙公约》成员。

2. 先判断文件属于

3. 州级文件：出生证、公司章程、公证文书等

4. 联邦文件：FBI 无犯罪记录、FDA 证明、USDA 产地证等。不同归属决定后续主管机关。

二、准备原件与必要前置步骤

1. 未经公证的私人文件（例如授权书、声明书）须先在文件所在州完成公证。

2. 部分州（如纽约、马里兰）要求“县认证”：先由县书记官 (County Clerk) 核实公证员签字， 再递交州务卿。

3. 翻译件：若目的国要求外文，应由认证译员翻译并连同译文公证。

三、州级 Apostille（适用 50 州 + 哥伦比亚特区 + 4 领地）

1. 递交材料

• 填写州务卿 Apostille/Authentication 申请表

• 原件或经公证副本

• 费用支票或信用卡授权。

2. 费用与时间（近 24 个月最新公布）

• 加州：20 美元/份，邮寄 5-7 个工作日

• 德州：15 美元/份，现场 1 个工作日

• 纽约州：10 美元/份，若含县认证整体 7-10 工作日。

3. 领取方式

• 亲取、UPS/FedEx 预付回邮信封或州政府电子 Apostille 系统（目前德州、佛罗里达、宾夕法尼亚已上线 e-Apostille）。

四、联邦级 Apostille（美国国务院）

1. 常见适用文件

• FBI 信用背景调查（CJIS）

• 出口监管相关证书（FDA、USDA、EPA）

• 联邦法院判决或专利局文件。

2. 前置审查

• 文件须由联邦机关签字盖章原件

• 或先经联邦官员签名公证（Notarized federal form）。

3. 递交至国务院 Office of Authentications

• 表格：DS-4194（最新版 2023-06 更新）

• 费用：20 美元/份，可汇票、信用卡。

• 邮寄：USPS 或商业快递。

• 常规处理：4-6 周；加急服务需通过获批的“代送机构” (Courier Service)，通常 3-5 个工作日，服务费 80-150 美元不等。

五、数字 Apostille 试点（2023-11 起）美国与海牙会议 e-APP 合作，已在•德州（2023-02）•佛罗里达（2023-05）•内华达（2024-03）上线 PDF 版带 QR 码的数字 Apostille。使用时须确认目的国已接受 e-Apostille。

六、常见风险与对策

1. 文件签章不一致→ 先比对 Notary 姓名与州务卿数据库再公证。

2. 县认证遗漏→ 纽约州、内华达州等强制县环节，提前预约 County Clerk。

3. 邮寄遗失→ 统一使用带追踪的快递及备份副本扫描件。

4. 时间压缩需求→ 选择可现场办理的州（加州、德州）或使用国务院认证专属 Courier。

七、时间轴示例（以加州州级文件为例）D+0：文件签署并由加州公证员公证D+1：在线预约 Sacramento 州务卿窗口D+2：现场递交，20 分钟取得 ApostilleD+3：国际 DHL 递送至目的国

八、费用测算示例

• 出生证 + 授权书各 1 份（加州办理）：公证费 15×2 + 州 Apostille 20×2 = 70 美元DHL 国际运费（文件级）45 美元合计 115 美元

• FBI 无犯罪记录（联邦办理 + 加急）：FBI 电子指纹 18 美元Apostille 20 + Courier 120 = 140 美元UPS 回邮 35 美元合计 193 美元

九、快速核对清单

☑ 目的国为公约成员

☑ 文件归属正确（州 / 联邦）

☑ 必要公证 & 县认证完成

☑表格、费用、回邮信封齐全

☑ 预估处理时间 + 运输时间符合出行/投标/注册节点

通过以上步骤即可在 5-30 天内完成美国海牙认证，确保文件在他国直接生效，无需额外领事双认证。